Inmiddels gebruikt de gemeente zakelijke termen als "business case", maar inhoudelijk is het nog een façade voor een hoop leegte. De woorden moeten nog naar daden. Raadslid Joost Pals schrijft in deze column wat er afgelopen week gebeurde en ook hoe de gemeente professioneler kan omgaan met projecten.
De gemeente Bergen op Zoom en projecten. Daar valt wel wat over te zeggen. Denk aan het debacle met Bergse Haven en Nedalco. Maar ook de affaire met zwembad De Schelp, waar de "governance" ondeugdelijk was.
Gemeente onbeholpen met projecten
Deze week stonden de "business cases" cultuur en sport op de agenda. Het werd pijnlijk duidelijk hoe onbeholpen de gemeente nog altijd omgaat met projecten. Ja, de zakelijk term "business case" wordt inmiddels gebruikt, maar is nu nog niet meer dan een façade voor een hoop leegte. Zo was een half miljoen aan projecturen niet meegenomen in de business case cultuur en rammelde de voortgangsbrief over de business case sport aan alle kanten.
Rationele afweging maken
Kort gezegd beschrijft een business case de rechtvaardiging van een project. Het hoort inzicht te geven wat je gaat doen, wat de kosten en baten zijn en met welke risico's je te maken hebt. De plussen en de minnen, in samenhang. Op die manier valt er een rationele afweging te maken of je een project wel of niet gaat uitvoeren.
Inhoudelijke argumenten dus. En niet "omdat zo'n leuk prestige project is waar de wethouder zich mee kan profileren" of "omdat we wel zien hoe het gaat en het uiteindelijk vast wel goed komt". Een goede toepassing van business cases zorgt voor focus op de zakelijke inhoud - op de feiten - en kan daarmee een hoop ellende voorkomen.
Half miljoen vergeten
Tot zover de theorie. Want bij de gemeente Bergen op Zoom is de praktijk iets anders. Zo waren bij de business case cultuur wél de baten meegenomen, maar is het college de kosten pas inzichtelijk gaan maken toen het project al in gang was gezet. En niet een beetje - dat iemand bij wijze van spreken de balpennen was vergeten - nee, men kwam met bijna een half miljoen aan kosten voor projectmanagement op de proppen. Onvoorstelbaar.
Bij een deugdelijke business case die jaarlijks bijna 2 miljoen euro gaat opleveren, zal een eenmalig bedrag van een half miljoen geen groot probleem zijn. Daar gaat het ook niet om. De kosten gaan voor de baat. Maar het werd wél eng als men pas met die kosten komt, wanneer het project al in volle gang is. Dan ben je - zoals dit college - simpelweg niet in control. Van rationele afwegingen is dan geen sprake.
College niet transparant
Een ander probleem is dat de gemeente nogal spastisch is met het verstrekken van informatie. Men is niet transparant. Ja, er zijn wat superglobale presentaties gegeven tijdens een "dialoogavond". Als presentatie best aardig, maar dat is nog wat anders dan de plannen zélf. Het college kwam toen met duizend-en-een redenen waarom die informatie niet gegeven kan worden. Waarschijnlijk omdat de wethouders stiekem ook wel weten dat het rammelt.
Dat is erg jammer, want een goede business case draagt juist bij aan een goede projectbeheersing. Met een business case die de toets der kritiek heeft doorstaan, creëer je ook rust. Je bent immers helder over wat je doet. Daarna kun je je vooral richten op het rapporteren over de afwijkingen als die zich voordoen.
Hoe dan wel?
Het is echt wel zorgwekkend dat een organisatie met een omzet van 250 miljoen zo knullig omgaat met projecten. Ondanks Nedalco. Ondanks de Schelp. Terwijl het toch niet ingewikkeld hoeft te zijn. Naast enige basale kennis van projectmanagement zijn drie punten voor Bergen op Zoom van groot belang:
- Bovenal, wees open en eerlijk. Zeg wat je doet en doe wat je zegt. Spiegel een plan niet te rooskleurig voor, maar noem bijvoorbeeld ook de risico's en de nadelen.
- Durf je kwetsbaar op te stellen. Laat een plan gerust "fileren" en benut de feedback die je krijgt. Daar wordt een plan alleen maar sterker door.
- Rapporteer actief over de voortgang van projecten. Niet met een kletspraatje in een brief, maar vanuit afgesproken relevante prestatie-indicatoren.
Wil de gemeente Bergen op Zoom de eigen kwaliteit verbeteren, dan moet dáár focus op komen.
Joost Pals, 12 december 2021
