Na 9 maanden vraagt de gemeente aan een inwoner plots nog om aanvullende gegevens voor een aanvraag. Geen excuses van de gemeente voor de zeer lange doorlooptijd. Wel een onredelijk korte termijn van twee weken om die gegevens aan te leveren. Raadslid Joost Pals stelt vragen aan het college van B&W over deze merkwaardige gang van zaken.
Brief
Aan het College van B & W
Postbus 35
4600 AA Bergen op Zoom
Halsteren, 21 mei 2021
Betreft: Trage besluitvorming is niet normaal
Geacht College,
Onze fractie hecht grote waarde aan een deugdelijke kwaliteit van dienstverlening van de gemeente. Tijdige besluitvorming en klantvriendelijkheid zijn aspecten daarvan.
Onlangs hebben we kennis genomen van uw brief d.d. 14 mei 2021 aan een van onze inwoners. In de brief geeft u aan dat u hem op 20 augustus 2020 om gegevens heeft gevraagd. De gevraagde gegevens heeft u op 3 september 2020 ontvangen, zo schrijft u in uw brief. Op 14 mei 2021, dus 9 maanden later, geeft u aan dat er nog aanvullende gegevens nodig zijn en u stelt een termijn van twee weken voor de aanlevering hiervan.
Dit geeft bij ons verbazing. In de eerste plaats de lange doorlooptijd. Na een periode van maar liefst 9 maanden bericht u dat u nog aanvullende gegevens wenst. Indien deze gegevens tot een ander besluit leiden, heeft dit grote consequenties voor de inwoner. Een tijdige besluitvorming maakt onderdeel uit van de algemene beginselen van behoorlijk bestuur.
Waar u zichzelf een termijn van 9 maanden toebedeelt, verlangt u dat de inwoner binnen slechts twee weken de aanvullende gegevens verstrekt. Hier is sprake van een onbalans. Sowieso is een termijn van twee weken zeer krap. We nemen daarbij ook de mogelijke gevolgen van het niet halen van deze termijn in overweging.
Tot slot vinden we ook de formalistische benadering in uw brief merkwaardig. U reageert pas na 9 maanden, maar maakt geen enkele opmerking over deze lange periode. Al zouden er omstandigheden zijn die deze lange periode rechtvaardigen, dan is het in ieder geval gepast om daar aandacht aan te geven door het aanbieden van excuses voor de lange doorloopltijd.
Conform artikel 36 van het reglement van orde stellen we u de volgende vragen:
- Hoe typeert u een periode van 9 maanden voor het vragen om aanvullende gegevens?
- Vindt u na een periode van 9 maanden - dus wanneer een inwoner in redelijkheid geen bericht meer verwacht - een termijn van twee weken voor het aanleveren van aanvullende gegevens redelijk?
- Vindt u dat excuses voor de zeer lange termijn van 9 maanden passend waren geweest?
- Welke verbeterpunten haalt u uit bovenstaande casus?
Met vriendelijke groet,
Joost Pals
Raadslid
